È GIUNTO IL MOMENTO DI MODIFICARE IL PROCESSO DI AFFRANCATURA
Solo pochi decenni fa le aziende consideravano i sistemi di affrancatura in maniera analoga a quella in cui potrebbero oggi considerare un telefono: usavano il prodotto per una singola operazione di gestione della corrispondenza, per poi passare alle attività quotidiane.
Ora, invece, i sistemi di affrancatura proposti da Tosingraf svolgono una gamma integrata e completa di attività di gestione della corrispondenza, dalle operazioni di piegatura e imbustamento fino al tracciamento e alla contabilità. In più, a queste funzioni si affiancano ora le opportunità in tempo reale offerte dalla connettività Internet.
Di seguito riportiamo cinque comuni limitazioni delle vecchie tecnologie di corrispondenza, soffermandoci sulle opportunità di aggiornamento:
1. L'elaborazione della corrispondenza non è abbastanza veloce: nel panorama odierno, in cui la consegna di merci e corrispondenza entro il giorno successivo è un'opzione molto comune, non c'è tempo per provvedere manualmente alla chiusura dei pacchi o alla piegatura delle lettere. Occorre quindi una soluzione in grado di automatizzare determinate fasi delle operazioni di gestione della corrispondenza.
2. Ha difficoltà a gestire la volatilità dei volumi: un tempo il volume della corrispondenza era estremamente prevedibile, oggi invece le aziende si trovano sempre più frequentemente ad affrontare episodi inaspettati, se non addirittura vere e proprie crisi, che le obbligano a reagire immediatamente e a comunicare rapidamente con i clienti. Quando siamo costretti a dedicarci interamente a una sola attività cruciale, è fondamentale che la tecnologia a disposizione ci aiuti a concretizzare gli sforzi e consentire una reazione rapida.
3. Richiede troppe operazioni separate: pensate a tutte le operazioni necessarie per l'invio di pacchi o corrispondenza su vasta scala: redazione, piegatura, imbustamento, chiusura, affrancatura, tracciamento end-to-end e contabilità. Una soluzione per la gestione della corrispondenza che non integra tutte queste operazioni complica il lavoro dei dipendenti.
4. Non supporta l'utilizzo di dati e le funzionalità di invio intelligente: sono ormai un lontano ricordo i giorni in cui un unico formato andava bene per tutti e tutti i clienti ricevevano lo stesso messaggio generico. Oggigiorno i messaggi più efficienti sono personalizzati.
5. La corrispondenza prodotta è piatta e noiosa: per evitare che la nostra corrispondenza venga gettata via ancor prima di essere aperta, è necessario distinguersi dalla concorrenza. Un tocco di colore o un elemento grafico particolare può cambiare il risultato. Le probabilità che un destinatario apra la corrispondenza aumentano del 69% in presenza di colore rispetto all'assenza di titoli o immagini.